Kommunikations-App, Kollaborations-App oder Mitarbeiter-App: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

In der modernen Arbeitswelt sind mobile Apps längst unverzichtbar geworden, um die tägliche Zusammenarbeit im Unternehmen zu vereinfachen. Die Auswahl an mobilen Lösungen ist dabei groß. Doch welche App passt wirklich zu Ihren Anforderungen? Kommunikations-Apps, Kollaborations-Tools oder doch eine Mitarbeiter-App? Auf den ersten Blick erscheinen sie oft ähnlich, doch bei genauer Betrachtung unterscheiden sich diese Tools deutlich in ihrer Funktion und Zielsetzung. Ein Blick auf die Unterschiede und Funktionen.

Warum die Wahl der richtigen App entscheidend für Ihren Erfolg ist

Die Entscheidung für die richtige Unternehmens-App ist eine wichtige strategische Frage, denn sie wirkt sich unmittelbar auf Produktivität, Effizienz und reibungslose Arbeitsabläufe aus. Unternehmen stehen dabei oft vor der Herausforderung, aus der Vielzahl an Möglichkeiten genau jene Lösung auszuwählen, die optimal zu den jeweiligen Anforderungen passt. Je nach Anforderungen und Schwerpunkten kommt eine jeweils andere App-Kategorie infrage.

Kommunikations-Apps: Schneller Austausch von Informationen

Kommunikations-Apps, auch Messenger genannt, eignen sich optimal für die schnelle und unkomplizierte Übermittlung von Informationen. Zu den Standardfunktionen gehören:

• Instant Messaging (Sofortnachrichten)
• Audio- und Videoanrufe
• Gruppenchats
• Dateiversand

Viele Privatpersonen nutzen WhatsApp, Telegram oder Signal im Alltag. Doch Vorsicht im beruflichen Umfeld: Solche Messenger erfüllen häufig nicht die Vorgaben der DSGVO, da ihre Server außerhalb der EU liegen und personenbezogene Daten möglicherweise zu Werbezwecken verwendet werden. Aus Gründen der Datensicherheit sollten Unternehmen auf professionellere Alternativen setzen.

Daher nutzen viele Firmen Lösungen wie Slack oder Microsoft Teams. Ein Nachteil dieser Apps liegt jedoch darin, dass sie primär chatbasiert aufgebaut sind. Wichtige Unternehmensinformationen können schnell untergehen, was die Übersichtlichkeit erschwert. Hierfür bieten spezialisierte Mitarbeiter-Apps wie pleo umfassendere Nutzungsmöglichkeiten.

Kollaborations-Apps – Mehr als nur Kommunikation

Kollaborations-Apps gehen über die reine Kommunikation hinaus. Sie erleichtern vor allem die gemeinsame Projektarbeit und bieten umfassende Funktionen wie:

• Gemeinsame Kalender und Terminplanungen
• Aufgabenverwaltung und Projektmanagement-Tools
• Digitale Whiteboards für Brainstorming
• Videokonferenzmöglichkeiten

Typische Vertreter solcher Tools sind Trello oder Asana. Der Vorteil liegt in der effizienten Steuerung von Projekten innerhalb von Teams. Ein möglicher Nachteil ist jedoch, dass diese Apps häufig sehr auf Projektmanagement fokussiert sind. Dadurch leidet mitunter die Übersichtlichkeit der internen Kommunikation, und spontane Absprachen werden komplizierter.

Mitarbeiter-Apps – Kommunikation und Prozesse in einem Tool

Mitarbeiter-Apps sind wahre Allrounder. Sie verbinden Kommunikations- und Organisationsfunktionen auf einer Plattform. Diese Anwendungen dienen als mobiles Intranet und sind speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten, insbesondere wenn nicht alle Mitarbeiter:innen Zugang zu Desktop-Computern haben.

Zu den typischen Funktionen von Mitarbeiter-Apps zählen:

• Digitale Schwarze Bretter für Unternehmensnachrichten
• Sichere Einzel- und Gruppenchats (inkl. Sprachnachrichten)
• Versand und Scanner wichtiger Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Dienstpläne oder Krankmeldungen
• Einfache Urlaubsverwaltung
• Umfragetools zur Stärkung der Feedback-Kultur

Ein Beispiel dafür ist die Mitarbeiter-App pleo. Diese bietet unter anderem eine intuitive Oberfläche, auf der Nutzer:innen sofort alle relevanten Neuigkeiten sehen. Push-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass wichtige Informationen garantiert ankommen.

Welche App passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Wahl der passenden App hängt stark von Ihren spezifischen Anforderungen ab:

• Kommunikations-Apps (z.B. Slack, Teams): Ideal für schnelle und unkomplizierte Chats, Videocalls und kurzfristigen Informationsaustausch in kleineren Gruppen oder Abteilungen.
• Kollaborations-Apps (z.B. Asana, Trello): Optimal für umfangreiches Projektmanagement, Aufgabenkoordination und strukturierte Zusammenarbeit innerhalb von Projektteams.
• Mitarbeiter-Apps (z.B. pleo): Empfehlenswert, wenn Sie eine Kombination aus Kommunikation, Kollaboration, HR-Prozessen benötigen und dabei die gesamte Belegschaft erreichen wollen.

Überlegen Sie, welche Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen aktuell im Vordergrund stehen, und entscheiden Sie auf Basis Ihrer Prioritäten. Oft ergibt sich der beste Nutzen durch die Kombination einer Mitarbeiter-App mit ergänzenden Spezialtools, wenn die Anforderungen besonders komplex sind.

Fazit – So optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse effektiv mit der richtigen App

Nicht nur die Auswahl der passenden App ist entscheidend. Damit die Einführung gelingt, sollten Ihre Mitarbeiter:innen ausreichend geschult werden. Eine gute App-Integration in bestehende Unternehmenssysteme garantiert reibungslose Arbeitsprozesse und langfristigen Erfolg. Wer klug auswählt und alle Mitarbeiter:innen an Bord holt, profitiert nachhaltig von gesteigerter Produktivität, besserer Kommunikation und effizienten Abläufen im Unternehmen.

Außerdem lohnt es sich immer, externe Expert:innen auf die verschiedenen Unternehmensprozesse blicken zu lassen. So können Arbeitsabläufe optimiert sowie Zeit und Geld gespart werden. Unsere Expert:innen stehen Ihnen für Fragen und die Ausarbeitung einer für Sie optimalen Lösung jederzeit zur Verfügung.