Digitalisierte HR-Prozesse: Effizient durch Transformation

Im Gegensatz zu zahlreichen Ordnern und massenweise Papier bietet die Digitalisierung von Prozessen des Personalmanagements enorme Vorteile. Sind diese zudem nachhaltig und effizient, ermöglichen sie eine Transformation, die viel Zeit und Geld spart.

Digitalisierung schafft Flexibilität

Personalabteilungen, die auch heute noch auf Papier vertrauen, stehen oft vor der gleichen Situation: Unterlagen sind nur sehr schwer auffindbar, unvollständig oder schlecht sortiert. Dies sorgt für umständliche Geschäftsprozesse, weil Dokumente oft ausgedruckt, gescannt, heruntergeladen oder abgeheftet werden müssen. Zahlreiche Personaler:innen arbeiten heute noch nach diesem umständlichen Prinzip, obwohl sich gerade Geschäftsbriefe oder HR-Dokumente wie Gehaltsabrechnungen sehr schnell digitalisieren lassen.

Der Mensch im Mittelpunkt

Der Begriff Human Resources beschreibt die Verwaltung eines wichtigen Teils jedes Unternehmens. Ohne Personal auch kein Wachstum. Der Mensch, der hier aber im Mittelpunkt stehen soll, bleibt durch Routineaufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, jedoch auf der Strecke. Gespräche können nicht oder nur verkürzt geführt werden, weil ein großer Teil des Arbeitsalltages die Sortierung oder die Suche von Unterlagen darstellt. Um diesem Kreislauf entgegenzuwirken, bietet sich die digitalisierte HR-Abteilung an, in der Prozesse automatisiert funktionieren und Mitarbeiter:innen wieder im Mittelpunkt des Handelns stehen können.

Praktische Anwendung

Durch spezielle HR-Software inklusive einer Mitarbeiter-App in der Self-Service-Funktionen angeboten werden, lassen sich Routineaufgaben ganz einfach digitalisieren. Mitarbeiter:innen erhalten somit die Chance, zu jeder Zeit Daten zu pflegen, verauslagte Kosten einzureichen und Gehaltsabrechnungen abzurufen. Unternehmen, die den Weg einer digitalisierten HR-Abteilung gehen, profitieren in verschiedener Hinsicht von dieser Technik. Prozesse, die einer schriftlichen Antragsstellung bei Vorgesetzten bedürfen, können ortsunabhängig und von zu Hause aus geregelt werden. Das gibt den Beschäftigen ein Gefühl von Eigenständigkeit. Weiter wird die HR-Abteilung entlastet, da Mitarbeiter:innen Dokumente selbst in die Personalakte hochladen können, die normalerweise durch die Personaler:innen gescannt oder abgeheftet werden müssten. Beispielsweise können Urlaubsanträge oder Krankmeldungen automatisiert eingereicht werden. Ebenfalls wird gewährleistet, dass Daten in Echtzeit übermittelt werden und in gleicherweise zeitnah in einem Business-Intelligence-System oder Reporting Tool ausgewertet werden können.

Das digitalisierte Büro – HR der Zukunft

Kaum ein Verwaltungsakt nimmt mehr Zeit in Anspruch als die Arbeit mit Akten. Sind diese im Archiv nicht komplett verschwunden, weisen sie oft Unvollständigkeiten auf, die es erschweren, einzelne Prozesse nachzuvollziehen. Weiter benötigen diese Ablagen sehr viel Platz, da sie beispielsweise auch nach dem Ausscheiden von Mitarbeiter:innen immer noch eine Zeit lang aufbewahrt werden müssen. Eine komplette Digitalisierung dieser Arbeitsschritte ist wesentlich effektiver und vereinfacht den Austausch von Dokumenten zwischen der HR-Abteilung und den Angestellten. Doch nicht nur wenn es um Personal geht, bietet es sich an, den Schritt zum digitalen Büro zu wagen. Neben Gehaltsabrechnungen und Lohnsteuerdokumenten können auch laufende Tagesprozesse von Akten in eine Cloud umgewandelt werden. Gerade für die Bereiche Sales, Einkauf und Steuern sowie für verschiedene Verträge im Immobilienbereich bietet sich diese Vorgehensweise sehr gut an. Mitarbeiter:innen im Außendienst können so beispielsweise Kaufverträge, Angebote und AGB auf Knopfdruck abrufen und an Geschäftspartner:innen versenden. Ebenfalls können Lageberichte und verschiedene Bescheinigungen von überall eingesehen, heruntergeladen oder bearbeitet werden.

Die Einführung von Software, um verschiedene Prozesse in der Personalabteilung, aber auch anderen Bereichen digital abzubilden, spart Zeit und Geld. Mitarbeiter:innen können sich wieder auf ihre Aufgaben konzentrieren, anstatt eine unübersichtliche Organisation von Akten abzuarbeiten. Durch die Möglichkeit, unterschiedlichen Abteilungen verschiedene Zugriffsberechtigungen zu erteilen, bieten solche Systeme zudem einheitliche digitale Arbeitsprozesse.

Wie schnell und einfach eine Umstellung von Routineaufgaben auch für Ihr Unternehmen funktioniert, zeigen wir Ihnen gerne. Sprechen Sie uns an!