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4 Hürden, die in der Digitalisierung von Arbeitsprozessen überwunden werden müssen
Die digitale Transformation stellt viele Unternehmen vor eine komplexe Herausforderung. Der Markt bietet eine Vielzahl von Anwendungen und Plattformen, die jedoch zu Verwirrung und unnötigen Kosten führen können. Um den Übergang in das digitale Zeitalter in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, die größten Herausforderungen zu erkennen und ihnen geschickt zu begegnen. Eine zielgerichtete Auswahl der richtigen Anwendungen steht dabei an erster Stelle.
In dieser Insights bieten wir daher eine umfassende Darstellung der vier größten Hürden bei der Digitalisierung von Arbeitsprozessen.
1. Überforderung durch Tool Dschungel
Auch hier gilt das Prinzip: Bei der Prozessdigitalisierung ist oft eine reduzierte Lösung besser. Die individuelle Anwendung einer digitalen Lösung für jeden Geschäftsprozess kann kostspielig sein und erschwert die Orientierung in einer Vielzahl von Tools, was kostbare Zeit und Nerven kostet. Es ist ratsam, alle Geschäftsprozesse so weit wie möglich in einem zentralen Tool zu bündeln. In diesem Zusammenhang sind Digitalisierungsplattformen sehr geeignet, da sie Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bieten. Sie können bedarfsgerecht angepasst werden und verfügen über eine übersichtliche Oberfläche.
2. Zu starker Fokus auf bzw. Isolation bestimmter Prozesse
Auf der anderen Seite ist es jedoch genauso wenig zielführend, Anwendungen zu spezifisch auszuwählen, ohne den Gesamtüberblick zu behalten. Viele Unternehmen legen zum Beispiel verstärkt den Fokus auf Einzelfälle wie ECM-Lösungen für Rechnungen, was dazu führen kann, dass andere Anwendungen in den Hintergrund gedrängt werden und somit Potenzial ungenutzt bleibt. Die optimale Lösung liegt hier, wie bereits im ersten Punkt erwähnt, in einem passenden Tool, das durch einen ganzheitlichen Ansatz Effizienz schafft und sämtliche Anforderungen abdeckt. Dadurch wird sichergestellt, dass nichts Wichtiges verloren geht und dass die Unternehmensprozesse reibungslos ablaufen können.
3. Komplizierte Kommunikation in ERP-Systemen
Seit den frühen 2000er Jahren wurde oft argumentiert, dass ERP-Systeme umfassende Digitalisierungstools sind, weshalb sie auch in den meisten Fällen Anwendung finden. Allerdings wird dabei oft übersehen, dass diese Standardanwendungen nicht immer den individuellen Bedürfnissen einer Organisation gerecht werden können. Und es gibt eine bessere Alternative: Eine individuelle Digitalisierungsplattform, die die Daten genau dort bereitstellt, wo sie benötigt werden. Durch eine nahtlose Kommunikation zwischen Systemen und automatisierten Prozessschritten kann der Informationsaustausch erleichtert werden. Durch Sicherheit über den Prozessstatus und erforderlichen Freigaben wird die Zukunft der Digitalisierung neu definiert.
4. DMS-Systeme für alles
Ähnlich wie bei ERP-Systemen bieten Dokumentenmanagementsysteme hauptsächlich Platz für die Verwaltung von Dokumenten. Dies umfasst die Speicherung, Organisation und den Zugriff auf verschiedene Arten von Dokumenten. Allerdings werden in vielen Systemen andere wichtige Aspekte wie datenbasierte Prozesse oft vernachlässigt und nicht richtig erfasst.
Daher ist es ratsam, ein geeignetes System zu wählen, das sowohl dokumenten- als auch datenbasierte Abläufe effektiv verwalten kann. Ein solches System sollte nicht nur die Dokumentenverwaltung ermöglichen, sondern auch die Möglichkeit bieten, Prozesse und Workflows auf Basis von Daten zu automatisieren und zu optimieren. Dadurch können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Fehler reduzieren und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen verbessern.
Eine ganzheitliche Digitalisierungsplattform mit datenbasierten Funktionen ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumentenprozesse nahtlos in andere Geschäftsabläufe zu integrieren. Es bietet die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zu erfassen, zu analysieren und zu nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens zu verbessern.
Die Wahl einer geeigneten Plattform und Software für die Digitalisierung Ihrer Prozesse, die alle möglichen Abläufe abdeckt, ist von großer Bedeutung, um die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens langfristig zu steigern.
Wenn Sie Ihr Unternehmen erfolgreich in die digitale Transformation führen möchten, unterstützen wir Sie mit unserer flexiblen Digitalisierungsplattform firstspace gerne dabei. Unsere Expert:innen analysieren sorgfältig Ihre Geschäftsprozesse, um das System entsprechend an Ihre Gegebenheiten anzupassen. Darüber hinaus integrieren wir es nahtlos in Ihren Arbeitsablauf, damit Sie es bequem nutzen können.
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