Papierlose Dokumentenverwaltung für mehr Effizienz im Außendienst

Skizzen, Dokumentationen, Lieferscheine, Rechnungen – die Verwaltung eines Unternehmens ist mit viel Papierkram verbunden. Doch oft gibt es eine digitale Lösung für weniger Papier und mehr Effizienz. So auch in diesem Fall.

Die Verwaltung unseres Unternehmenskunden wünschte sich mehr Effizienz für die große Menge an Dokumenten des Außendienstes.

• Außendienstmitarbeiter:innen mussten Dokumente zur Verwaltung bringen, sind aber selbst eher selten direkt in der Firma
• Große Verzögerung, bis alle erforderlichen Dokumente in der Verwaltung ankamen
• Wichtige Dokumente gingen teilweise verloren
• Dokumente mussten in der Verwaltung mit großem Arbeitsaufwand digitalisiert werden

Unsere Lösung

Durch das Etablieren eines digitalen Verwaltungstools inklusive Smartphone-App konnte eine individuelle Lösung für das Unternehmen gefunden werden:

• Außendienstmitarbeiter:innen können per Mobile-App Dokumente scannen
• Dokumente können vor Ort direkt kategorisiert werden und Kund:innen sowie Projekten zugeordnet werden
• Dateigrößenmanagement: Größe und Qualität der eingescannten Dokumente werden intelligent und automatisch von der App gewählt
• Dokumente werden anhand des Typs automatisiert in Drittsysteme innerhalb des Unternehmens eingespielt
• Dokumente stehen sofort der Verwaltung zur Verfügung

Die Dokumentenorganisation ist erheblich vereinfacht und sofort erledigt, die Dokumente stehen der Verwaltung ohne Zeitverzögerung und direkt digital zur Verfügung.